Suiistimalin Ayak Sesleri: Şirketinizde Fark Etmeden Büyüyen Sessiz Tehdit

Suiistimalin Ayak Sesleri: Şirketinizde Fark Etmeden Büyüyen Sessiz Tehdit

Bir şirketi sarsan şey, bazen dışarıdaki rekabet değil, içeride büyüyen görünmez ihmallerdir.

 

Bir sabah uyandığınızda, şirketinizin rakamları yerinde ama içinizde garip bir huzursuzluk varsa… Bazı şeyler eksik gidiyorsa ama adını koyamıyorsanız... Belki de farkında olmadan, “suiistimal” denen o sessiz tehditle karşı karşıyasınızdır.

Suiistimal, sadece şirketin kasasını boşaltan değil; güveni, sadakati ve emeği tüketen görünmez bir yangındır. Hele ki aile şirketlerinde, bu yangın çoğu zaman en güvendiğimiz kişiler tarafından başlatılır ve en son fark edilir. İşte tam da bu yüzden, bu konuyu göz ardı etmek, sürdürülebilir başarıyı riske atmak demektir.

Suiistimal Nedir? Neden Sessizce Büyür?

Suiistimal; bir yetkinin, görevin ya da pozisyonun kişisel çıkar için kötüye kullanılmasıdır. Kimi zaman küçük bir alışkanlıkla başlar: kasa açığının yerine konacağı varsayılan bir borç, şirket malını “emanet” almak, mesai saatlerini kişisel işlere ayırmak… Derken bu davranışlar alışkanlığa dönüşür, sessizce yayılır.

En tehlikelisi ise, bu süreçlerin çoğunlukla “normal” görülmesidir. “O bizim çocuk, biraz rahat çalışıyor ama zarar vermez” gibi cümleler, suiistimali meşrulaştırır. Oysa istatistikler, çalışan suiistimallerinin %85’inin iç çevreden geldiğini gösteriyor.

Aile Şirketlerinde Suiistimal Neden Daha Kolay Yer Bulur?

Aile şirketlerinin doğasında yüksek güven vardır. Bu güven, şirketi yıllarca ayakta tutan en değerli bağdır. Ama iş yapısının denetimsizliğine, hesap verebilirliğin zayıflığına dönüşünce, güven suiistimali doğurur.

• Görev tanımları net değildir: “Herkes her işi yapar” kültürü, kontrolsüz alanlar meydana getirir.
• Akrabalık ilişkileri denetimi zorlaştırır: Kuzenin kasayı kullanması yadırganmaz.
• İşleyiş şeffaf değildir: Harcamalar, satın almalar ya da iş süreçleri kayıt dışı ilerleyebilir.
• Sadakat ile verimlilik karıştırılır: Yıllardır şirkette olması, o kişinin doğru kişi olduğu anlamına gelmez.

Bu dinamikler, suiistimali fark etmeyi zorlaştırır. Suiistimal sadece hırsızlıkla sınırlı değildir. Zamanın, kaynakların ve fırsatların kötüye kullanılması da bir tür şirkete ihanettir.

Suiistimalin İşletmelere Verdiği Zararlar

Suiistimalin maliyetini sadece para ile ölçmek büyük bir yanılgıdır. Elbette maddi kayıplar vardır: stok açıkları, gereksiz harcamalar, zimmet olayları… Ancak daha derin ve kalıcı hasarlar da oluşur:

• Güven erozyonu: “Acaba kim yaptı?” sorusu ekibi zehirler.
• İtibar kaybı: Ortaya çıkan olaylar, müşterilerin ve tedarikçilerin güvenini sarsar.
• Liderlik otoritesinin yıpranması: Yönetici önlem almadığında zayıf görünür.
• Kültürel çöküş: “Madem herkes yapıyor, ben de yaparım” düşüncesi yayılır.

Kimi zaman bu zararlar, fark edilmeden yıllarca şirketi içeriden kemirir. Oysa çoğu zaman, ipuçları çok önceden kendini belli eder.

Suiistimalin Ayak Sesleri: Nelere Dikkat Etmeli?

Eğer şu belirtiler varsa, bir yerde bir şeyler yanlış gidiyor olabilir:

• Kasa ve stoklarda sık sık açıklanamayan farklar çıkıyor mu?
• Bazı çalışanlar çok fazla “dokunulmaz” mı görünüyor?
• Görev tanımları ve süreçler sürekli kişilere göre mi değişiyor?
• Denetim sistemleri zayıf ya da işlemiyor mu?
• Şirket içi şikâyetler, dedikodular arttı mı?

Bu tür işaretler, kurumsal reflekslerin gelişmediği ortamlarda gözden kaçabilir. O yüzden sadece dikkatli bakmak değil, etkili sistemler kurmak da gerekir.

Suiistimali Önlemenin Yolu: Kurumsallaşma ve Şeffaflık

İyi haber şu: Suiistimali önlemenin en etkili yolu, kurumsallaşmadır. Bu kelime kulağa biraz soğuk gelse de, aslında aile şirketlerinin sağlıklı büyümesi ve sürdürülebilirliği için olmazsa olmaz bir kalkandır.

İşte uygulanabilir bazı önlemler:

1. Net Görev Tanımları Oluşturun

Kim, neyi, hangi yetkiyle yapıyor? Bu sorunun cevabı yazılı ve herkese açık olmalı.

2. Yetki ve Sorumluluk Dengesi Kurun

Yetki verdiklerinizin sorumluluklarını da netleştirin. Hesap verilebilirlik, suiistimali caydırır.

3. İç Denetim Mekanizması Kurun

Bağımsız ve düzenli denetimler, çalışanlar üzerinde pozitif bir denetim duygusu meydana getirir.

4. Açık ve Şeffaf Raporlama Sistemleri Geliştirin

Gelir-gider tabloları, stok hareketleri, satın almalar düzenli raporlanmalı ve yöneticilerle paylaşılmalı.

5. Kurumsal Değerler ve Etik Kurallar Belirleyin

Şirket kültürünü sağlamlaştıracak, “biz burada böyle çalışırız” dedirtecek değerler açıkça yazılmalı ve yaşatılmalı.

Bir Danışmanın Gözünden: Gerçek Bir Hikâye

Geçtiğimiz yıl kurumsallaşma danışmanlığı verdiğim bir aile şirketinde, bir çalışan, üç yıl boyunca şirketten küçük küçük alışveriş fişleri üzerinden zimmet oluşturmuştu. Miktar gözle görünür değildi. Ama toplam zarar 700 bin TL’yi aştığında, patronun dünyası başına yıkıldı. En güvendiği, neredeyse aileden biri dediği kişiydi.

Sorun sadece kayıp para değildi. Patron, artık kimseye güvenemeyecek noktaya gelmişti. Ekibin morali çökmüştü. Sadece iç denetim değil, psikolojik rehabilitasyon bile gerekmişti.

Oysa kurumsal yapılar daha önceden kurulmuş olsaydı, bu zarar en başından önlenebilirdi.

Sonuç: Suiistimal Bir Kaza Değil, Bir Yönetim Zafiyetidir

Suiistimalin varlığı, çalışanlarınızın kötü niyetinden çok, şirketinizdeki açıklıklardan kaynaklanır. Bu bir zafiyet değil, bir uyanma çağrısıdır.

“Kurumsallaşmak sadece büyümek için değil, sağlıklı kalmak için de gereklidir.”

Eğer siz de şirketinizde bazen “her şey yolunda ama bir şeyler eksik” hissine kapılıyorsanız, bu yazı tam da o iç sese kulak vermeniz içindi. Suiistimalin ayak sesleri her zaman yüksek çıkmaz, ama zamanında duyulmazsa büyük gürültülere neden olabilir.

 

Devam Edecek…

Bu yazı, “suiistimal” gerçeğini daha yakından anlamak ve işletmenizde önleyici adımlar atabilmeniz için hazırladığım yazı dizisinin ilk bölümüydü.

Serinin devamında şu başlıklarla konuyu derinleştireceğiz:

• Suiistimalin Türleri ve En Sık Karşılaşılan Örnekler
• Güveni Sarsmadan Denetim: Etik ile Disiplin Arasındaki İnce Çizgi
• Gerçek Vaka Analizleriyle Şirketinizde Suiistimali Tespit Etmenin Yolları
• Kurumsal Kültürle Suiistimali Nasıl Önlersiniz?

Her bir yazı, size pratik yollar sunacak; şirketinizi içten içe kemiren bu sessiz tehdide karşı güçlü bir savunma hattı kurmanıza yardımcı olacak.

 

 

• Paylaş: